E-facturatie: hoe begin je eraan?
Een e-factuur is een gestructureerde elektronische factuur in een gestandaardiseerd formaat (zoals XML), die direct van het systeem van de verzender naar dat van de ontvanger wordt verzonden. Belangrijk: een e-factuur is verschillend van een PDF. Een PDF kan niet automatisch worden verwerkt. Wel kan je een leesbare PDF-versie meesturen.
Wat staat erin?
- Gegevens van de verkoper en koper
- Factuurnummer en datum
- Beschrijving van de geleverde goederen/diensten
- Bedragen en btw-tarieven
Voor wie?
Alle Belgische btw-plichtige bedrijven (behalve vrijgestelde onder artikel 44) zijn vanaf 1 januari 2026 verplicht om e-facturen te maken voor B2B-transacties. Dit was momenteel al verplicht voor B2G-transacties van meer dan € 3.000. Facturatie naar particulieren blijft vrij.
Let op: Je moet ook e-facturen van je leveranciers kunnen ontvangen
Wat is PEPPOL?
PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line) is een beveiligd netwerk waarmee bedrijven e-facturen en andere documenten veilig en gestandaardiseerd kunnen uitwisselen.
Voordelen van e-facturatie
E-facturatie lijkt misschien wel een aanpassing voor je onderneming, maar het heeft ook voordelen:
- Automatisatie: er komt geen maatwerk aan te pas en maakt automatische verwerking mogelijk
- Efficiëntie: automatisatie vermindert administratief werk en verkleint de kans op fouten
- Snelheid: de verwerkingstijd is korter
- Milieuvriendelijk: alles verloopt digitaal, dus je verbruikt minder papier
- Kostenbesparend: minder papier kost dus ook minder geld
Hoe voorbereiden?
- Analyseer je huidige manier van factureren
- Check je software: veel softwarepakketten ondersteunen al e-facturatie. Is je boekhoudpakket compatibel met PEPPOL? Heeft je pakket voldoende functionaliteiten of heb je extra’s nodig? Is er mogelijkheid tot access point? Controleer of je moet upgraden of overstappen.
- Praat met je boekhouder
- Overweeg en vergelijk een dienstverlener voor implementatie en ondersteuning
- Stel een verantwoordelijke in je team aan, train hen en ga van start
Heb ik een dienstverlener nodig?
Dat hangt af van de complexiteit van je bedrijf. Een externe partner kan helpen met implementatie, naleving en training. Voor kleinere ondernemingen met een beperkt aantal facturen volstaat mogelijk een eenvoudige software. Grotere bedrijven met complexere facturatiestromen en integraties met andere systemen hebben wellicht behoefte aan meer geavanceerde oplossingen.
Door nu actie te ondernemen, zorg je ervoor dat je onderneming op tijd klaar is voor de verplichte invoering van e-facturatie in 2026.
Extra info
Unizo verzamelde alle info rond E-facturatie: FAQ, podcast, Snelwijzer (pdf-overzicht), online video’s,… Bekijk deze via de knop hieronder.
