Organisatie van een evenement/fuif

Wilt u een evenement/fuif organiseren? Lees dan zeker deze pagina eens. Hier staat alle informatie verzameld om correct een evenement/fuif te organiseren. Heeft u na het lezen nog enkele vragen? Aarzel dan niet om contact op te nemen met evenementen@gistel.be

Meldingsformulier evenementen

Om een evenement te organiseren in Gistel moet u toestemming krijgen van het lokaal bestuur. Deze toestemming kunt u hier aanvragen.

Voor alle evenementen die voor het publiek toegankelijk zijn, moeten organisatoren minstens 2 maanden op voorhand een elektronisch meldingsformulier invullen.

Bij evenementen met een grotere impact op de veiligheid (meer dan 500 aanwezigen, grote inname van het openbaar domein ...) moet de aanvraag minstens 4 maanden vooraf ingediend worden.

Milieu

Vanaf 2020 is het op alle evenementen – van schoolfeesten tot grote festivals – verboden om drank te serveren in wegwerpbekertjes, blikjes of petflesjes. Frisdrank zal aangekocht moeten worden in glazen retourflessen of getapt worden via een postmixsysteem en aan de consument geserveerd worden in herbruikbare bekers. Hetzelfde geldt voor bieren die uit vaten of glazen retourflessen worden getapt en geschonken.

Kiest een organisator er toch voor om wegwerpbekers, blikjes of petflesjes aan te bieden, dan moet er een systeem voorzien zijn dat garandeert dat minstens 90% van de eenmalige verpakkingen gescheiden wordt ingezameld voor recyclage.

De volgende maatregelen betreffende afvalpreventie en opruimen van afval dienen nageleefd te worden:

• De vervuiler betaalt. Het afval wordt ingezameld in officiële plastic zakken die aangekocht worden door de organisator van de fuif.
• Afval wordt selectief ingezameld.
• Na een fuif staat de organisator ervoor in dat het zwerfvuil in de onmiddellijke omgeving van het evenement ingezameld wordt. De werkuren besteed aan het opruimen in de onmiddellijke omgeving van de fuif door gemeentepersoneel vanaf 12 uur na sluitingsuur van de fuif worden gefactureerd aan de organisator met een tarief van € 25 per uur en per persoon.

Geluid

Iedere muziekactiviteit met elektronisch versterkte muziek wordt opgedeeld in drie grote categorieën:

Wat moet u aanvragen? 

1) Wie beneden de 85 db(A) LAeq,15min blijft, hoeft niets te doen.

2) Wie meer dan 85 dB(A) LAeq,15min maar stiller dan 95 dB(A) LAeq,15min in erkende zaal hoeft niets te doen.

Wanneer de fuif in een niet - erkende zaal plaatsvindt, moet u een afwijking aanvragen bij het college van burgemeester en schepenen (ook dit kan via het meldingsformulier evenementen).

Erkende zalen in Gistel zijn:

• Evenementenhal Zomerloos
• Jeugdhuis UZUZ
• Jeugdforum Moere
• Jeugdclub Shibam

Welke bijkomende maatregelen moet u nemen?

• U meet het geluidsvolume gedurende de volledige activiteit met een reglementair meettoestel. Dit wil zeggen het apparaat voldoet aan de eisen van de ‘klasse 2’ (dat is een bepaalde productnormering volgens internationale normen)
• Het gemeten geluidsvolume is permanent zichtbaar voor de persoon die het geluidsvolume bedient.

3) Wie meer dan 95 dB(A) LAeq,15min geluid heeft?

Het maximum geluidsniveau in Gistel is 98 dB(A) LAeq, 15 min en enkel in erkende zalen.

Welke bijkomende maatregelen moet ik nemen?

• U meet het geluidsvolume gedurende de volledige activiteit met een reglementair meettoestel. Dit wil zeggen het apparaat voldoet aan de eisen van de ‘klasse 2’ (dat is een bepaalde productnormering volgens internationale normen).
• U registreert of ‘logt’ het gemeten geluidsvolume gedurende de volledige activiteit, zodat ook na de activiteit kan nagekeken worden welke geluidsvolumes er op welk ogenblik geproduceerd zijn. U houdt de geregistreerde meetgegevens minstens één maand bij.
• Het gemeten geluidsvolume is permanent zichtbaar voor de persoon die het geluidsvolume bedient.
• U stelt gratis oordopjes ter beschikking van het publiek.
• Meer info is te vinden op de website: https://www.gistel.be/product/577/geluidsnormen-bij-muziekactiviteiten
  
  

Sluitingsuur

• Elke fuif moet uiterlijk eindigen om 4 uur.
• Na 3.30 uur mag er geen enkele vorm van verkoop van drank of voeding worden georganiseerd en gaan alle lichten aan.
• Na 3.45 uur mag er geen enkele vorm van muziek worden geproduceerd.
  
  

Veiligheid

Voor fuiven in voor publiek toegankelijke locaties geldt volgende, verplichte samenwerking met de veiligheidsdiensten:

• Fuif met een geraamd bezoekersaantal van < 500 personen.
  • Meldingsplicht aan het college van burgemeester en schepenen d.m.v. het meldingsformulier minstens 2 maand voor het evenement plaatsvindt;
  • Veiligheidscel op beslissing van de bevoegde overheid;
  • Voorleggen van het verzekeringsbewijs voor een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid voor te leggen op vraag van de bevoegde overheid;
  • Opvolgend van de opgelegde voorwaarden inzake geluidsoverlast, vandalisme, straatvuil, wildplassen en wild parkeren;
  • Verkeerssituatie, naargelang het evenement te bespreken op het veiligheidsoverleg.

• Fuif met een geraamd bezoekersaantal van > 500 personen.
  • Meldingsplicht aan het college van burgemeester en schepenen d.m.v. het meldingsformulier minstens 6 maand voor het evenement plaatsvindt;
  • Verplichte veiligheidscel;
  • Verplichting om tijdens de veiligheidscel het verzekeringsbewijs voor een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid voor te leggen;
  • Verplichting om minimum afspraken te maken i.v.m. geluidsoverlast, vandalisme, straatvuil, wildplassen en wild parkeren;
  • Verkeerssituatie, naargelang het evenement te bespreken op het veiligheidsoverleg.
    
    
• Verplicht gebruik van professionele security met volgende richtlijnen: één professionele security per 250 bezoekers met een minimum van twee bewakingsagenten, bij risicofestiviteiten kan een hoger aantal geadviseerd worden.

• Bij gebruik van vrijwillige security moet aan onderstaande richtlijnen voldaan worden:

• • de organiserende vereniging beoogt geen winstoogmerk en streeft een ander doel na dan de organisatie of het faciliteren van evenementen;
  • de bewakingsactiviteiten worden uitgeoefend in het kader van een evenement of een occasionele dansgelegenheid;
  • de personen die voor bewakingsactiviteiten worden ingezet zijn leden van de organiserende vereniging (of hebben een effectieve en aanwijsbare band);
  • het gaat uitsluitend om de uitoefening van activiteiten van statische bewaking van roerende of onroerende goederen en toezicht op en controle van het publiek met het oog op het verzekeren van het veilig en vlot verloop van het evenement of de occasionele dansgelegenheid;
  • de personen die bewakingsactiviteiten uitoefenen mogen dit slechts sporadisch doen (bijgevolg kunnen professionele bewakingsagenten niet ingezet worden via het verenigingsregime zelf);
  • ze mogen dit enkel onbezoldigd doen, ze kunnen geen vergoeding in natura noch fooien ontvangen;
  • een toestemming van de burgemeester werd, na advies van de korpschef van de lokale politie, bekomen.
    
    

Brandveiligheid

Voor fuiven in tenten of lokalen/gebouwen die hiervoor niet oorspronkelijk bestemd zijn, zoals bedrijfsloodsen, sporthallen … dient een voorafgaandelijke veiligheidsrondgang te gebeuren door de bevoegde brandweerdienst. De door de brandweer opgelegde maatregelen en voorwaarden moeten onverwijld en volledig door de organisator worden uitgevoerd.

Alcohol

Als organisator van een fuif bent u mee verantwoordelijk dat de wetgeving rond alcoholgebruik bij minderjarigen gerespecteerd wordt.

Het werken met een bandjessysteem voor leeftijdscontrole is verplicht. Deze bandjes worden onderverdeeld in -16 (geen alcohol), 16+ (geen sterke dranken) en 18+.

De lijst met drankjes die geserveerd worden op uw fuif wordt vooraf voorgelegd voor goedkeuring. Er mag maximum twee soorten sterke drank geserveerd worden. Geen enkele alcoholische drank mag een combinatie zijn met energiedranken.

Hygiëne

Voor fuiven geldt de verplichting tot het plaatsen van genoeg toiletmogelijkheden voor mannen en vrouwen.

Over het algemeen wordt er één plasboom geplaatst; indien meer dan 500 personen geldt de verplichting tot het plaatsen van twee plasbomen.